In meinem Glossar erläutere ich die wichtigsten Begriffe rund um das Thema e-Invoicing.
e-Invoicing
Hiermit gemeint ist der elektronische Rechnungsversand, bei dem komplett auf Papier verzichtet wird. Beim e-Invoicing erhalten die Rechnungen eine qualifizierte Signatur gemäß § 14 Abs. 3 UStG und können somit steuerlich einwandfrei geltend gemacht werden. Beim e-Invoicing wendet sich der Käufer an seine Lieferanten und bittet um die Zusendung elektronischer Rechnungen. Es handelt sich hierbei normalerweise um eine integrierte Lösung, wobei der Lieferant Daten sendet, die vom Buchhaltungs- oder ERP-System des Käufers verarbeitet werden können (manuelle Eingriffe sind nicht mehr nötig). Elektronische Rechnungen können direkt oder über einen Dienstleister an den Käufer gesendet werden. e-Invoicing ist typisch für B2B-Umgebungen.
e-Billing
Hier wendet sich der Lieferant an seine Kunden, weil er ihnen elektronische Rechnungen zusenden möchte. Auch bei e-Billung handelt es sich um einen elektronischen Rechnungsversand bei dem komplett auf Papier verzichtet wird. Elektronische Rechnungen können direkt oder über einen Dienstleister an den Käufer gesendet werden. e-Billing ist weniger komplex als e-Invoicing, da der Lieferant einfach Rechnungen im PDF-Format per E-Mail senden kann. e-Billing ist typisch für B2C-Umgebungen.
Dienstleister
Ein Unternehmen, das elektronische Rechnungen von Lieferanten an Käufer sendet. Käufer und Lieferant können unterschiedliche Dienstleister wählen, doch um eine erfolgreiche Übertragung vom Sender zum Empfänger zu ermöglichen, müssen zwischen beiden Dienstleistern Kooperationsvereinbarungen bestehen.
Kooperation
Die Vereinbarung, mit der zwei Dienstleister dem Austausch elektronischer Rechnungen zustimmen. D. h. ein Lieferant kann eine e-Invoice an seinen beauftragten Dienstleister senden, der sie wiederum an den vom Käufer gewählten Dienstleister weiterleitet. Der Dienstleister des Käufers sendet die elektronische Rechnung an den Käufer.
Netzbetreiber
Ein Dienstleister, der eine direkte Verbindung zwischen Lieferant und Käufer herstellt. Lieferant oder Käufer müssen lediglich eine Verbindung zum Netzbetreiber aufbauen und können sich so mit mehreren Käufern bzw. Lieferanten verbinden. Bei einem e-Invoicing-Netzwerk ist keine Kooperation erforderlich, da die Verbindung unabhängig vom Datenformat ist und ein globales Netzwerk den Datenfluss grenzübergreifend ermöglicht.
Lieferant
Der Lieferant der Waren oder Services und der Absender der Rechnung.
Käufer
Der Empfänger der Waren oder Services und Empfänger der Rechnung.
