Laut Artikel 5 herrscht damit dann für alle, die seit dem 1. Juli unsignierte elektronische Rechnungen verschickt haben, Rechtssicherheit. Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) beabsichtigt, zeitnah zur Verabschiedung des Steuervereinfachungsgesetzes ein BMF-Schreiben dazu zu veröffentlichen. Der Entwurf des Schreibens befindet sich gerade in der Abstimmung mit den Ländern.

In dem BFM-Schreiben soll u.a. unterstrichen werden, dass seit dem 1. Juli unsignierte verschickte elektronische Rechnungen von der Finanzverwaltung nicht beanstandet werden.

Die Regierung schätzt, dass durch die geplante erleichterte elektronische Rechnungsstellung pro Jahr rund vier Milliarden Euro Bürokratiekosten eingespart werden können. Damit fallen im Bereich der Rechnungsstellung etwa die Hälfte der Bürokratiekosten weg. EU-weit soll die Regelung bis 2013 umgesetzt werden.

Die sicherste Variante der Be- und Verarbeitung elektronischer Rechnungen bietet  jedoch nach wie vor die qualifizierte elektronische Signatur. Dieses erprobte und standardisierte Verfahren bedarf keiner aufwendigen, bilateralen individuellen Abstimmung (Lesen Sie hierzu meinen blog „Gleichbehandlung von Papierrechnungen und elektronischen Rechnungen – Wirklich eine Erleichterung für alle Unternehmen?“). Gegenwärtig existiert nur  für die qualifizierte Signatur ein einheitlicher und eindeutiger Rechtsrahmen. Weder EDI noch „interne Kontrollverfahren“bieten das derzeit.

Für alle Unternehmen die Rechnungen mit OB10 (www.OB10.com) verschicken ändert sich nichts mit der Verabschiedung des Steuervereinfachungsgesetz. Jede Rechnungen die mit OB10 versandt wird berechtigt nach wie vor zum Vorsteuerabzug.

Es existieren zu diesem Thema bereits umfangreiche Wortmeldungen aus vielen Lagern, die jedoch aufgrund der nur teilweisen Beleuchtung der Problematik eher Verwirrung stiften, als das sie zum besseren Verständnis beitragen. Zwar gewährt die MwStSysRL den Unternehmen neue Freiheitsgrade in der Abwicklung elektronischer Rechnungen, allerdings sind diese Freiheiten mit einer derzeit erhöhten Rechtsunsicherheit verbunden. Nachfolgend sind die Fakten noch einmal zusammengefasst.

Der EU-Ministerrat hat Änderungen an der Mehrwertsteuersystem-Richtlinie beschlossen, die den deutschen Gesetzgeber ab dem 1. Juli 2011 zu einer Änderung des UStG veranlasst hat. Das Gesetz akzeptiert dann diese folgenden drei Verfahren zum elektronischen Rechnungsaustausch:
(1) Elektronische Signaturen basierend auf einem qualifizierten Zertifikat
(2) Einsatz von standardisierten EDI-Verfahren
(3) „andere Verfahren“, die die Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts gewährleisten

Punkt 3 ist damit die sogenannte „neue Option“, unter welcher schließlich auch die von der EU Kommission geforderte Gleichbehandlung von Papierrechnungen mit elektronischen Rechnungen fallen soll. Die Regierung betont jedoch gleichzeitig, dass auch nach der Gesetzesänderung eine garantierte, einheitliche EU-weite Anerkennung elektronischer Rechnungen aktuell nur anhand qualifizierter digitaler Signaturen oder EDI-Verfahren gewährleistet ist.

Wie das Bundesfinanzministerium betont, bietet gerade die qualifizierte Signatur einen sicheren Prozess, um elektronische Rechnungen gesetzeskonform, national und international abzuwickeln, ohne dass Unternehmen verschiedene landesspezifische Verfahren implementieren müssen, um Echtheit und Unversehrtheit nachzuweisen.

Das Ministerium führt explizit (in der Begründung zu §14 Absatz 3) aus, dass „elektronische Rechnungen, die auf diesen Verfahren [qualifizierte Signatur] basieren, unionsweit für Zwecke des Vorsteuerabzugs grundsätzlich anzuerkennen sind.“ Insbesondere für international agierende Unternehmen bedeutet das ab 1. Juli 2011 geltende Steuervereinfachungsgesetz Planungssicherheit, Investitionssicherheit und Kostenersparnis.

Nur Verfahren, die eine vergleichbare Sicherheit wie die qualifizierte Signatur (oder EDI) bieten, stehen dem weiterhin gültigen Signaturverfahren als Methode der Dokumentensicherheit gleichberechtigt gegenüber. Das Ministerium lässt jedoch offen, wie die neuen „anderen Verfahren“, wie z.B. das interne Kontrollverfahren gestaltet sein müssen, um Echtheit und Herkunft von elektronischen Rechnungen sowie eine jederzeitige Lesbarkeit über den vollen Aufbewahrungszeitraum von 10 Jahren zuzüglich der Anlaufhemmung von 2 Jahren zu garantieren. Zudem bestehen innerhalb der EU Unterschiede in der Definition der „internen Kontrollverfahren“ und eine EU-weite Harmonisierung der unterschiedlichen Auffassungen ist derzeit nicht absehbar.

Die sicherste Variante der Be- und Verarbeitung elektronischer Rechnungen bietet daher nach wie vor die qualifizierte elektronische Signatur. Dieses erprobte und standardisierte Verfahren bedarf keiner aufwendigen, bilateralen individuellen Abstimmung. Und nur für die qualifizierte Signatur existiert ein einheitlicher und eindeutiger Rechtsrahmen. Weder EDI noch „interne Kontroll-verfahren“ bieten das derzeit. Beide lassen die von der qualifizierten Signatur gebotene Eindeutigkeit in ihren Anforderungen vermissen. Damit aber werden individuelle Abstimmungen –auch mit den beteiligten Finanzbehörden- erforderlich. Ohne solche Abstimmungen ergeben sich Restrisiken sowohl hinsichtlich der handelsrechtlichen Anerkennung der elektronischen Rechnung als Beleg, als auch im Vorsteuer-Abzug aus der nicht signierten elektronischen Rechnung.

Die Komplexität und die EU-weiten Unterschiede von „internen Kontrollverfahren“ belegen, dass es umso wichtiger ist, mit einem führenden e-Invoicing-Dienstleister wie OB10 zusammenzuarbeiten, um die Steuerkonformität der Rechnungsverarbeitung zu gewährleisten. Jede elektronische Rechnung, die über das OB10 e-Invoicing Netzwerk verschickt wird, ist automatisch mit einer qualifizierten digitalen Signatur ausgestattet und berechtigt somit den Rechnungsempfänger zum Vorsteuerabzug, sowohl auf nationaler als auch EU-weiter Ebene.

Für Kunden, die bereits OB10 für die Verarbeitung von elektronischen Rechnungen verwenden, ändert sich gar nichts. Sie brauchen sich über die neuen Regelungen keine Gedanken machen.
Für alle diejenigen, die sich nun fragen, wie sie die komplexen Beweisverfahren gestalten sollen, um von der neuen Option Gebrauch machen zu können, gilt: Setzen Sie sich mit uns in Verbindung und erfahren Sie, wie Sie all diese Hürden umschiffen können.

Denn eine Hürde war die digitale Signatur in diesem Gesamtprozess nie wirklich. Aber es braucht eine Menge Erfahrung und Wissen zu Fragen der elektronischen Rechnungsstellung und aller damit zusammenhängenden geschäftlichen Prozesse, um elektronische Rechnungen wirklich erfolgreich einführen zu können.

Falls Sie mehr über das Steuervereinfachungsgesetz erfahren möchten, können Sie auf der offiziellen Webseite des Bundesministeriums der Finanzen den Frage-Antwort-Katalog zur Vereinfachung der elektronischen Rechnungsstellung finden.

In diesem einstündigen Webinar wird Ihnen Peter Downie, Global e-Invoicing Projektleiter bei HP, verraten welche drei Schlüsselfaktoren ausschlaggebend sind für die erfolgreiche Umsetzung eines globalen e-Invoicing Projekts. HP empfängt heute bereits 1.6 Mio. Rechnungen elektronisch von mehr als 30.000 Lieferanten weltweit. Peter Downie ist ein Experte auf dem Gebiet e-Invoicing und hat das weltweite e-Invoicing Projekt von Anfang an begleitet.

Peter Downie wird Ihnen verraten:

• An Hand welcher Kriterien ein Unternehmen mit weltweiter Präsenz einen e-Invoicing Anbieter selektiert
• Welche Ziele sich HP am Anfang des weltweiten e-Invoicing Projekts gesteckt hat und wie sich diese Ziele rückblickend geändert haben
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Falls Sie ein e-Invoicing Projekt planen oder bereits mitten drin stecken, nehmen Sie sich die Zeit und lernen Sie von einem der Vorreiter.

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Bitte beachten Sie: Das Webinar findet in englischer Sprache statt.

OB10 ist in diesem Zusammenhang ein Dienstleister der proaktiv solche Verbindungen angeht und vor allem dafür sorgt, dass eine Transparenz aufrechterhalten wird die sowohl Rechnungsempfänger als auch Lieferant in Zusammenarbeit mit Drittdienstleistern die Möglichkeit gibt den Gesamtprozess zu kontrollieren. Dies ist nur möglich, wenn beide Dienstleister die in diesem Konstrukt zusammenarbeiten den selben Ansatz haben und vor allen Dingen auch die selben Grundvoraussetzungen mitbringen was Sicherheit, Kontrollierbarkeit und Prozesskontrolle überhaupt im Gesamten betrifft.

Das sind alles Kosten die beim Lieferanten so oder so auftauchen. Mit der Lösung von OB10 kann der Lieferant sicher sein, dass keine versteckten Kosten auf ihn zukommen, da alle Kosten bereits in der jährlichen Mitgliedschaftsgebühr enthalten sind. Zu sagen „wir haben keine Kosten für die Lieferanten“ ist eine Milchmädchenrechnung, die letztlich nur darüber hinweg trösten soll, dass man davon ausgeht, dass es leichter ist den Lieferanten davon zu überzeugen mitzumachen. Wenn der Lieferant dann allerdings erbost ist, dass seine Prozesse nicht mehr so funktionieren wie er sie am Anfang mal gefahren hat, dann ist das ein Bumerang der wieder zum Rechnungsempfänger zurückkommt. Diese entstandenen Kosten würden dann letztendlich auch auf der Supply Chain des Lieferanten lasten und dieser wird dann versuchen die Kosten an den Rechnungsempfänger weiterzuberechnen. Fakt ist, dass wir bisher von keinem einzigen unserer Rechnungsempfänger die Rückmeldung bekommen haben, dass ein Lieferant versucht hat die Kosten zu amortisieren.

Ich möchte, dass dieser Blog eine wertvolle Ressource für all jene darstellt, die einen Einblick in die Welt der elektronischen Rechnungsstellung erhalten möchten. Ich werde Kommentare, Meinungen und Referenzmaterial posten. Zudem habe ich ein Glossar mit Begriffen erstellt, die in unserer Branche verwendet werden.

Da ist es wohl am passendsten, dass der erste Eintrag die Grundlage bereitet und die Umgebung beschreibt, in der wir arbeiten.

Daher die erste Frage: Was ist eine elektronische Rechnung?

Da es viele Definitionen und Interpretationen für eine elektronische Rechnung gibt, sollten wir uns zunächst eine herkömmliche Papierrechnung ansehen. Die (Papier-)Rechnung ist ein wichtiges Geschäftsdokument, sie ist

• eine Zahlungsaufforderung
• ein Beleg für Steuerzahlungen und -rückforderungen
• ein Buchhaltungsdokument sowohl für den Lieferanten als auch für den Käufer

Das Rechnungsdokument unterliegt zahlreichen Regeln und Bestimmungen, die sich von Land zu Land unterscheiden. (Die Einhaltung von Rechtsvorschriften werde ich zu einem späteren Zeitpunkt erörtern.)
In der Vergangenheit wurde eine Rechnung in Papierformat gesendet, wobei jeweils eine Kopie bei Käufer und Lieferant verblieb. In den meisten Ländern muss das Dokument zu Prüfungszwecken archiviert werden.
Das bringt uns zur elektronischen Rechnung…

Die elektronische Rechnung verfügt über alle Eigenschaften des Papierdokuments, sie ist Zahlungsaufforderung, Steuer- und Buchhaltungsdokument und unterliegt gesetzlichen Vorschriften, doch sie besteht nicht aus Papier. Eine elektronische Rechnung wird digital von dem Lieferanten erstellt und an den Käufer geschickt, es gibt keine zusätzliche Dokumentation in Papierform und das elektronische Dokument ist die einzige Ausfertigung der Rechnung.

Es gibt mehrere Varianten elektronischer Rechnungen. Normalerweise handelt es sich um Datendateien, die alle erforderlichen Rechnungsinformationen enthalten, oder um visuell lesbare Dokumente (z. B. PDF-Dateien). In vielen Fällen kann die Rechnung eine Kombination beider Varianten sein. So kann die Datendatei zur Aktualisierung des Buchhaltungssystems des Kunden verwendet werden (Kommunikation von Computer zu Computer), während das visuell lesbare Dokument für Prüf- und Steuerzwecke verwendet wird.
Elektronische Rechnungen sind keine Dokumente, die ihr Leben in Papierform beginnen, wie z. B. eingescannte Bilder.