Gleichbehandlung von Papierrechnungen und elektronischen Rechnungen – Wirklich eine Erleichterung für alle Unternehmen?

Um die Ausbreitung der elektronischen Rechnung zu unterstützen und die angeblichen Hürden, welche in der Anforderung an eine digitale Rechnungs-Signatur gesehen wurden, zu beseitigen, tritt ab dem 1. Juli 2011 die Änderung des § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG) in Kraft und ermöglicht Unternehmen die Wahl zwischen drei Verfahren zur Sicherung des Vorsteuerabzugs bei elektronischen Rechnungen. Was bedeutet das und ist dies wirklich eine Erleichterung für Unternehmen, welche die elektronische Rechnung einführen wollen oder bereits nutzen?

Es existieren zu diesem Thema bereits umfangreiche Wortmeldungen aus vielen Lagern, die jedoch aufgrund der nur teilweisen Beleuchtung der Problematik eher Verwirrung stiften, als das sie zum besseren Verständnis beitragen. Zwar gewährt die MwStSysRL den Unternehmen neue Freiheitsgrade in der Abwicklung elektronischer Rechnungen, allerdings sind diese Freiheiten mit einer derzeit erhöhten Rechtsunsicherheit verbunden. Nachfolgend sind die Fakten noch einmal zusammengefasst.

Der EU-Ministerrat hat Änderungen an der Mehrwertsteuersystem-Richtlinie beschlossen, die den deutschen Gesetzgeber ab dem 1. Juli 2011 zu einer Änderung des UStG veranlasst hat. Das Gesetz akzeptiert dann diese folgenden drei Verfahren zum elektronischen Rechnungsaustausch:
(1) Elektronische Signaturen basierend auf einem qualifizierten Zertifikat
(2) Einsatz von standardisierten EDI-Verfahren
(3) „andere Verfahren“, die die Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts gewährleisten

Punkt 3 ist damit die sogenannte „neue Option“, unter welcher schließlich auch die von der EU Kommission geforderte Gleichbehandlung von Papierrechnungen mit elektronischen Rechnungen fallen soll. Die Regierung betont jedoch gleichzeitig, dass auch nach der Gesetzesänderung eine garantierte, einheitliche EU-weite Anerkennung elektronischer Rechnungen aktuell nur anhand qualifizierter digitaler Signaturen oder EDI-Verfahren gewährleistet ist.

Wie das Bundesfinanzministerium betont, bietet gerade die qualifizierte Signatur einen sicheren Prozess, um elektronische Rechnungen gesetzeskonform, national und international abzuwickeln, ohne dass Unternehmen verschiedene landesspezifische Verfahren implementieren müssen, um Echtheit und Unversehrtheit nachzuweisen.

Das Ministerium führt explizit (in der Begründung zu §14 Absatz 3) aus, dass „elektronische Rechnungen, die auf diesen Verfahren [qualifizierte Signatur] basieren, unionsweit für Zwecke des Vorsteuerabzugs grundsätzlich anzuerkennen sind.“ Insbesondere für international agierende Unternehmen bedeutet das ab 1. Juli 2011 geltende Steuervereinfachungsgesetz Planungssicherheit, Investitionssicherheit und Kostenersparnis.

Nur Verfahren, die eine vergleichbare Sicherheit wie die qualifizierte Signatur (oder EDI) bieten, stehen dem weiterhin gültigen Signaturverfahren als Methode der Dokumentensicherheit gleichberechtigt gegenüber. Das Ministerium lässt jedoch offen, wie die neuen „anderen Verfahren“, wie z.B. das interne Kontrollverfahren gestaltet sein müssen, um Echtheit und Herkunft von elektronischen Rechnungen sowie eine jederzeitige Lesbarkeit über den vollen Aufbewahrungszeitraum von 10 Jahren zuzüglich der Anlaufhemmung von 2 Jahren zu garantieren. Zudem bestehen innerhalb der EU Unterschiede in der Definition der „internen Kontrollverfahren“ und eine EU-weite Harmonisierung der unterschiedlichen Auffassungen ist derzeit nicht absehbar.

Die sicherste Variante der Be- und Verarbeitung elektronischer Rechnungen bietet daher nach wie vor die qualifizierte elektronische Signatur. Dieses erprobte und standardisierte Verfahren bedarf keiner aufwendigen, bilateralen individuellen Abstimmung. Und nur für die qualifizierte Signatur existiert ein einheitlicher und eindeutiger Rechtsrahmen. Weder EDI noch „interne Kontroll-verfahren“ bieten das derzeit. Beide lassen die von der qualifizierten Signatur gebotene Eindeutigkeit in ihren Anforderungen vermissen. Damit aber werden individuelle Abstimmungen –auch mit den beteiligten Finanzbehörden- erforderlich. Ohne solche Abstimmungen ergeben sich Restrisiken sowohl hinsichtlich der handelsrechtlichen Anerkennung der elektronischen Rechnung als Beleg, als auch im Vorsteuer-Abzug aus der nicht signierten elektronischen Rechnung.

Die Komplexität und die EU-weiten Unterschiede von „internen Kontrollverfahren“ belegen, dass es umso wichtiger ist, mit einem führenden e-Invoicing-Dienstleister wie OB10 zusammenzuarbeiten, um die Steuerkonformität der Rechnungsverarbeitung zu gewährleisten. Jede elektronische Rechnung, die über das OB10 e-Invoicing Netzwerk verschickt wird, ist automatisch mit einer qualifizierten digitalen Signatur ausgestattet und berechtigt somit den Rechnungsempfänger zum Vorsteuerabzug, sowohl auf nationaler als auch EU-weiter Ebene.

Für Kunden, die bereits OB10 für die Verarbeitung von elektronischen Rechnungen verwenden, ändert sich gar nichts. Sie brauchen sich über die neuen Regelungen keine Gedanken machen.
Für alle diejenigen, die sich nun fragen, wie sie die komplexen Beweisverfahren gestalten sollen, um von der neuen Option Gebrauch machen zu können, gilt: Setzen Sie sich mit uns in Verbindung und erfahren Sie, wie Sie all diese Hürden umschiffen können.

Denn eine Hürde war die digitale Signatur in diesem Gesamtprozess nie wirklich. Aber es braucht eine Menge Erfahrung und Wissen zu Fragen der elektronischen Rechnungsstellung und aller damit zusammenhängenden geschäftlichen Prozesse, um elektronische Rechnungen wirklich erfolgreich einführen zu können.

Falls Sie mehr über das Steuervereinfachungsgesetz erfahren möchten, können Sie auf der offiziellen Webseite des Bundesministeriums der Finanzen den Frage-Antwort-Katalog zur Vereinfachung der elektronischen Rechnungsstellung finden.